Privacy Policy / POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

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Peel Family Mediation Services (“PFMS”) is committed to providing service excellence while protecting the privacy and confidentiality of the individuals and organizations we work with. Personal information is handled in accordance with applicable privacy laws and internal confidentiality practices.

To promote responsible and transparent personal information management, PFMS developed this Privacy Policy based on the ten principles of Canada’s Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) regarding the collection, use and disclosure of personal information in commercial activities. This Privacy Policy applies to personal information about individuals that is not openly available from public sources.

The 10 principles are:

1. Accountability
2. Identifying purposes
3. Consent
4. Limiting collection
5. Limiting use, disclosure, and retention
6. Accuracy
7. Safeguards
8. Openness
9. Individual access
10. Challenging compliance

PFMS employees and contractors are bound to the principles and guidelines of our Privacy Policy and are informed about our commitment to privacy and confidentiality. Access to personal information is limited to those who require it to fulfill contractual obligations to us and individuals with whom we and they interact.

Privacy Principles

Accountability 

PFMS is responsible for maintaining the privacy and confidentiality of personal information in our possession or under our control. Our Privacy Officer is responsible for ensuring compliance with our Privacy Policy and with federal privacy legislation.  

Identifying Purposes

Before or at the time of information collection, PFMS is obligated to identify the purposes for which personal information is being collected. We collect personal information to identify, establish and commence relationships with individuals so we can better understand their needs and in light of the services we can offer to them, primarily information related to family law court procedures and family mediation services. Also, where applicable, we collect credit card information for payment processing of fees for certain services.

Consent

Where appropriate, PFMS will obtain the knowledge and consent of individuals before collecting, using, or disclosing personal information, except where otherwise permitted or required by law or the Agreement to Mediate. This consent will be deemed implied when the individual initiates contact for assistance and provides his or her personal and payment information.

Limiting Collection 

PFMS will limit the collection of personal information to that which is necessary for the identified purposes, using fair and lawful means.

Limiting Use, Disclosure & Retention

PFMS will not use or disclose personal information for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual or as required or permitted by law. 

PFMS does not sell or share personal information with third parties except where necessary to provide services, such as to mediators, who are independent contractors.

PFMS engages mediator contractors, and information and referral coordinators and other third parties to perform functions and provide services to us such as payment processing companies. We may share your information with these third parties, but only to the extent necessary to perform these functions and provide such services. However, we are not responsible for any information you provide to any service provider directly.

PFMS will retain personal information only as long as necessary for the fulfillment of the purposes for which it was collected, or as required by legal or contractual obligations.

Accuracy 

PFMS will keep personal information as accurate, complete and up-to-date as necessary for the purposes for which it is to be used.

Safeguarding

PFMS will protect personal information through the use of security information safeguards appropriate to the sensitivity of the information.  Personal information collected by Peel Family Mediation Services is stored in secure electronic databases and in hard-copy files.

Electronic information is protected through password-protected systems. Backup disks, data storage drives, devices, and hard-copy files are kept in secure cabinets. Access to personal information is limited to authorized PFMS personnel and contractors who require the information to perform their duties.

PFMS maintains administrative, technical, and physical safeguards designed to protect personal information against loss, theft, unauthorized access, disclosure, copying, use or modification.

When personal information is no longer required, it will be securely destroyed. Paper records are destroyed by shredding, and electronic records are deleted. If hardware is discarded, the hard drive will be physically destroyed.

Openness

PFMS will make information about our policies and procedures relating to the management of personal information available upon request.

Access

Upon request, PFMS will inform an individual of the existence, use and disclosure of his or her personal information and will give the individual access to that information.  An individual may challenge the accuracy and completeness of the information and may request to have it amended as appropriate. If PFMS is unable to provide access, the individual will be informed in writing within 30 days, along with the reasons access cannot be granted.

Challenging Compliance

Concerns, complaints or inquiries about the PFMS Privacy Policy should be addressed to our Privacy Officer by email or in writing to:

Privacy Officer: Mina Vaish

Organization Name: Peel Family Mediation Services, Executive Director

Telephone: 905-452-7367

E-mail: info@peelfamilymediation.org

PFMS will investigate all complaints concerning compliance with our Privacy Policy. 

The Privacy Officer will acknowledge receipt of the complaint, investigate the matter promptly, and provide a written response outlining the findings and any actions taken.  Our Privacy Officer may seek external advice where appropriate before providing a final response to individual complaints.

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Les services de médiation familiale Peel (« PFMS ») s’engagent à offrir des services d’excellence tout en protégeant la vie privée et la confidentialité des personnes et des organisations avec lesquelles nous travaillons. Les renseignements personnels sont traités conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée ainsi qu’aux pratiques internes de confidentialité.

Afin de favoriser une gestion responsable et transparente des renseignements personnels, le PFMS a élaboré la présente politique de confidentialité en s’appuyant sur les dix principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada concernant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales. La présente politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels concernant des personnes physiques qui ne sont pas librement accessibles à partir de sources publiques.

Les 10 principes sont les suivants :

1. Responsabilité

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

3. Consentement

4. Limitation de la collecte

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

6. Exactitude

7. Mesures de sécurité

8. Transparence

9. Accès aux renseignements personnels

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Les employés et les contractuels du PFMS sont tenus de respecter les principes et les lignes directrices de notre politique de confidentialité et sont informés de notre engagement envers la protection de la vie privée et la confidentialité. L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin pour remplir leurs obligations contractuelles envers nous ainsi qu’envers les personnes avec lesquelles nous et eux interagissons.

Principes de confidentialité

Responsabilité

Le PFMS est responsable du maintien de la protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. Notre responsable de la protection de la vie privée veille au respect de notre politique de confidentialité ainsi qu’à la conformité avec la législation fédérale en matière de protection des renseignements personnels.

Détermination des fins de la collecte des renseignements

Avant ou au moment de la collecte de renseignements, le PFMS est tenu de déterminer les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis. Nous recueillons des renseignements personnels afin d’identifier les personnes, d’établir et d’amorcer des relations avec elles, de mieux comprendre leurs besoins et de leur offrir des services adaptés, principalement en lien avec les procédures judiciaires en droit de la famille et les services de médiation familiale. Le cas échéant, nous recueillons également des renseignements de carte de crédit aux fins du traitement des paiements pour certains services.

Consentement

Lorsque cela est approprié, le PFMS informera les personnes concernées et obtiendra leur consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels, sauf lorsque la loi ou l’Entente de médiation l’autorise ou l’exige autrement. Ce consentement sera réputé implicite lorsque la personne communique avec nous de sa propre initiative pour obtenir de l’aide et fournit ses renseignements personnels ainsi que ses informations de paiement.

Limitation de la collecte

Le PFMS limitera la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées, et ce, par des moyens équitables et licites.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Le PFMS n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

Le PFMS ne vend ni ne partage de renseignements personnels avec des tiers, sauf lorsque cela est nécessaire à la prestation de services, notamment avec des médiateurs agissant à titre de contractuels indépendants.

Le PFMS fait appel à des médiateurs contractuels, à des coordonnateurs de l’information et de l'orientation, ainsi qu’à d’autres tiers pour exercer certaines fonctions et fournir des services en son nom, notamment des entreprises de traitement des paiements. Nous pouvons communiquer vos renseignements à ces tiers, mais uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution de ces fonctions et à la prestation de ces services. Toutefois, nous ne sommes pas responsables des renseignements que vous fournissez directement à un fournisseur de services.

Le PFMS conservera les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou conformément aux obligations légales ou contractuelles applicables.

Exactitude

Le PFMS veillera à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

Mesures de sécurité

Le PFMS protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité appropriées à la sensibilité des renseignements. Les renseignements personnels recueillis par les services de médiation familiale Peel sont conservés dans des bases de données électroniques sécurisées ainsi que dans des dossiers papier.

Les renseignements électroniques sont protégés par des systèmes sécurisés et protégés par mot de passe. Les disques de sauvegarde, dispositifs de stockage de données et dossiers papier sont conservés dans des classeurs sécurisés. L’accès aux renseignements personnels est limité au personnel et aux contractuels autorisés du PFMS qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs fonctions.

Le PFMS maintient des mesures de protection administratives, techniques et physiques conçues pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de manière sécurisée. Les documents papier sont déchiquetés et les dossiers électroniques sont supprimés. Lorsque du matériel informatique est mis au rebut, le disque dur est détruit physiquement.

Transparence

Le PFMS mettra à la disposition des personnes, sur demande, de l’information concernant ses politiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels.

Accès aux renseignements personnels

Sur demande, le PFMS informera une personne de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et lui donnera accès à ces renseignements. Une personne peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et demander qu’ils soient modifiés, le cas échéant. Si le PFMS ne peut donner accès aux renseignements demandés, la personne en sera informée par écrit dans un délai de 30 jours, en précisant les motifs pour lesquels l’accès ne peut être accordé.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Les préoccupations, plaintes ou demandes de renseignements concernant la politique de confidentialité du PFMS doivent être adressées à notre responsable de la protection de la vie privée par courriel ou par écrit à :

Responsable de la protection de la vie privée : Mina Vaish

Nom de l’organisation : Services de médiation familiale Peel, Directrice exécutive

Téléphone : 905-452-7367

Courriel : info@peelfamilymediation.org

Le PFMS enquêtera sur toute plainte relative au respect de sa politique de confidentialité.

La personne responsable de la protection de la vie privée accusera réception de la plainte, mènera une enquête dans les meilleurs délais, et fournira une réponse écrite exposant les conclusions ainsi que toute mesure prise. Le cas échéant, la personne responsable de la protection de la vie privée peut solliciter un avis externe avant de fournir une réponse finale aux plaintes individuelles.